Trier et ranger ses papiers administratifs en 3 étapes

Selon votre degré d’organisation, vous avez forcément quelques papiers qui traînent par-ci, par-là, ou encore un tiroir qui sert de fourre-tout administratif. Cependant, lorsque vous devrez présenter ces documents, vous aurez bien du mal à mettre la main dessus. Pas de panique ! Voici les étapes pour trier et ranger vos papiers administratifs et repartir de bons pieds pour la rentrée.

Triez l’ensemble des papiers présents dans votre logement

Pour cela, et selon la quantité de documents que vous possédez, il vous faudra réserver plusieurs heures de votre temps. Rassemblez dans un premier temps tous les documents que vous pourrez trouver dans vos placards, vos tiroirs, table basse ou encore coffre de lit. Traquez la moindre lettre et le moindre document. Faites ensuite des tas : documents à jeter, à classer ou à traiter. Éliminez ceux dont vous n'avez plus besoin, comme les reçus de petites dépenses, les publicités, etc. Assurez-vous de détruire les documents contenant des informations sensibles, comme les relevés bancaires, en les déchiquetant ou en utilisant un destructeur de documents. Mettez les documents à traiter (amendes, relances, factures) de côté et occupez-vous des documents à classer. Le site du gouvernement vous aide à déterminer les documents que vous pouvez jeter, ainsi que ceux que vous devez conserver et leur durée de conservation.

Rangez vos documents par catégorie

Prenez la pile de document à classer et divisez-la selon des catégories précises : « Impôts », « Assurances », « Factures mensuelles », « Contrats », « Santé ». Munissez-vous ensuite de classeurs avec intercalaires ou de pochettes étiquetées. Vous pouvez maintenant disposer chaque document dans le compartiment ou le document correspondant. Pour faciliter les potentielles recherches, classez vos documents par ordre chronologique. Pensez à numériser les documents les plus importants pour les protéger et permettre de réduire l’encombrement physique lorsque l’original n’est pas nécessaire.

Conservez vos documents précieusement

Pour ne plus vous retrouver face à une pile de documents à classer, organisez des tris réguliers pour actualiser vos classeurs, pochettes ou boîtes de rangement. Rassemblez l’intégralité de vos documents à un seul endroit, sous le lit, dans votre bureau, là où cela vous convient le mieux pour éviter de perdre des éléments ou de trop vous étaler. Enfin, les documents en attente de traitement pourront être placés dans un endroit particulier que vous traiterez au fur et à mesure une fois par semaine. Ainsi, vous ne serez plus jamais envahi par une montagne de documents à traiter ou relancer par l’administration pour des oublis, des retards de traitement ou des impayés.

Au quotidien, vous pouvez installer dans votre entrée, votre cuisine ou votre bureau, 3 boîtes dans lesquelles vous déposez dès la réception de votre courrier les éléments à jeter, à conserver ou à traiter. Ainsi vous allez réduire considérablement le temps passé à trier ! Pensez à dématérialiser autant que possible les factures et contrats auprès des organismes pour réduire votre impact environnemental. O2 a d’ailleurs instauré la dématérialisation de toutes ses factures !